Pernahkah anda menerima surat dari sekolah, dari Kelurahan atau dari Instansi ? Itulah yang dinamakan dengan surat resmi baik itu berisi tentang undangan maupun sekedar informasi.
Memang pada masa sekarang rasanya sudah kurang efektif berkomunikasi menggunakan surat kertas yang dikirim secara manual. Pasalnya semua informasi maupun undangan dapat kita kirim menggunakan media elektronik seperti menggunakan aplikasi pesan di smarthphone.
Dengan menggunakan smarthphone semua pesan dapat kita kirim dan diterima dengan hitungan detik, hemat waktu dan hemat biaya juga.
Akan tetapi tahukah anda bahwa pada sebagian kalangan, surat resmi ini masih sangat digunakan dengan baik karena dinilai mempunyai nilai lebih dari sekedar mengirim pesan melalui ponsel. Surat resmi dinilai lebih memiliki nilai kesopanan dari segi bahasa dan penyampaian.
Biasanya surat resmi ini masih dipakai oleh Instansi pemerintahan, instansi pendidikan dan juga perusahaan swasta.
Apa itu Surat Resmi ?
Dari pemaparan di atas maka dapat diambil kesimpulan bahwasanya surat resmi adalah surat yang dikeluarkan untuk tujuan yang resmi baik dikeluarkan oleh perseorangan, Instansi taupun sebuah organisasi. ada beberapa jenis surat resmi seperti Undangan, Edaran , Informasi ataupun hanya sebuah Himbauan.
Fungsi Surat Resmi
Fungsi utama dari surat resmi adalah sebagai media komunikasi dari seseorang ke suatu instansi ataupun sebaliknya. Selain itu surat resmi ini juga juga sebagai dokumen yang bisa disimpan di arsip perusahaan, apalagi jika surat itu sangat penting maka surat resmi bisa menjadi sebuah bukti.
Bagian Surat Resmi
Ada beberpa bagian dalam surat resmi yang perlu anda ketahui sebelum membuatnya. Setidaknya ada 11 bagian yang tidak boleh terlewatkan, apa saja bagian tersebut? Berikut ulasannya
Kepala Surat
Kepala Surat atau kop surat merupakan bagian yang terletak di bagian atas pada surat resmi. Kepala surat atau kop surat ini mengandung informasi instansi pembuat surat tersebut meliputi nama instansi, alamat, nomor telpon bahkan alamat email. Pada beberpa surat resmi seperti surat dari instansi pemerintahan biasanya terdapat logo instansi yang berada di sbelah kiri bagian atas.
Nomor Surat
Nomor surat merupakan bagian yang sering sekali kita abaikan ketika kita menerima surat resmi. Lain cerita bagi si pembuat surat resmi, nomor surat ini merupakan bagian penting karena nomor itu harus selalu tercatat dan menjadi acuan untuk membuat surat resmi lagi setelahnya.
Staff adminstrasi ialah orang yang bertugas mencatat dan melakukan pencatatan terhadap keluar masuknya surat. Karena di sebuah perusahaan atau instansi surat resmi yang kelaur ataupun masuk merupakan salah satu berkas penting.
Tanggal Surat
Tak kalah penting tanggal surat harus ada di setiap surat resmi yang kita buat karena dengan tanggal kita bisa tahu kapan surat itu dibuat atau diterbitkan.
Hal/ Perihal
Setelah ada nomor surat biasanya aka ada bagian yang namanya Hal/Perihal. Hal/Perihal ini berfungsi untuk memberikan informasi singkat mengenai isi surat resmi tersebut. Dengan membaca bagian Hal/Perihal dengan sekilas kita bisa tahu apa maksud dan isi surat yang kita terima.
Lampiran
Jika terdapat bagian atau lembar lain maka bisa ditulis di bagian Lampiran ini. Jadi penerima bisa tahu berapa berkas surat yang seharusnya ia terima. Misalkan pada bagian lampiran dituliskan 3 Lembar maka seharusnya ada 3 lembar yang penerima terima.
Alamat Penerima
Bagian penting ini jangan sampai terlewatkan ketika membuat surat resmi. Karena jika alamat tidak dicantumkan bisa dipastikan surat anda tidak sampai kepada penerima. Alamat dan nama penerima harus ditulis dengan benar dan terperinci, karena biasanya di sebuah instansi banyak divisi dan tak jarang banyak nama orang yang sama di dalam sebuah instansi.
Pembuka
Pada bagian ini anda bisa menggunakan kata “ Assalamu’alaikum wr.wb” atau juga bisa menggunakan ucapan pembuka yang standart seperti, salam sejahtera, dengan hormat dll.
Isi
Bagian isi merupakan bagian yang juga tak kalah penting. Karena ini merupakan surat resmi maka bahasa yang harus anda gunakan juga merupakan bahasa baku dan sesuai dengan kaidah EYD. Hindari kata kata yang kurang baku seperti bahasa kekinian.
Di dalam bagian isi, surat resmi anda juga harus menyantumkan maksud dan tujuan surat secara jelas dan terperinci. Misalkan anda membuat surat undangan maka waktu ( hari, tanggal ,jam ) dan tempat harus anda cantumkan secara jelas dan terperinci.
Penutup
Tak jauh berbeda dengan pembuka anda bisa menggunakan kata penutup yang umum dugunakan seperti uncapan terima kasih atau dengan salam. Tujuan penutup sam juga dengan pembuka yakni menghormati si penerima.
Tanda Tangan dan Stempel
Setelah rangkaian di atas sudah anda penuhi dengan baik dalam membuat surat resmi. Bagian terakhir anda harus membubuhkan tanda tangan dan juga stempel. Stempel ini sangat perlu anda berikan guna meningkatkan kridibilitas surat resmi yang anda buat. Dengan adanya stempel instansi maka surat yang anda buat dapat dipercaya dan dapat dipertanggung jawabkan.
Tembusan
Tembusan merupakan bagian yang tidak wajib atau opsional. Tembusan ini merupakan orang atau instansi yang mendapat salinan surat resmi tersebut. misalkan tembusan kepada Kepala Bagian, Kepala Dinas, Kepala Instansi.
Tembusan ini berada di bagian paling bawah pada surat resmi yang anda buat.
Jenis Surat Resmi
Ada berbagai macam jenis surat resmi di dunia ini, jenis surat resmi ini tergantung pada tujuannya. Berikut adalah beberapa jenis surat resmi
Surat Undangan
Mungkin kita semua pernah mendapatkan surat undangan, surat undangan ini sangat sering digunakan dan sangat mudah kita jumpai di kehidupan sehari-hari. Tak jauh dari namanya tujuan utama diterbitkannya surat undangan ini adlah untuk mengundang seseoran untuk menghadiri seuatu acara misalkan undangan rapat, undangan sosialisai,undangan kegiatan di kelurahan dll.
Surat Perjanjian
Surat pernjanjian merupakan surat resmi yang digunakan untuk menetapkan keputusan antara kedua belah pihak. Misalkan antara perusahaan denga perusahaan lain. Surat pernjanjian juga bisa digunakan untuk kepentingan jual beli misalkan surat pernjajian jual beli tanah.
Surat Kuasa
Menurut Wikipedia pengertian surat kuasa adalah “ Surat yang berisi pelimpahan wewenang dari seseorang atau pejabattertentu kepada seseorang atau pejabat lain. Pelimpahan wewenangdapat mewaklipihak yang memberi wewenang dalam utusan peribadi, bisnis, ataupun masalah hukum”
Jadi dapat kita simpulkan bahwa surat kusa ini merupakan surat yang sangat penting karena didalamnya kita dapat memberikan mandat atau wewenang kepada seseorang untuk melakukan sesuatu sesuai isi surat kuasa tersebut
Surat Panggilan
Surat panggilan merupakan surat resmi yang dibuat suatu instansi dengan tujuan untuk memanggil seseorang untuk datang ke instansi tersebut karena ada keperluan yang penting, misalnya Surat Panggilan Polisi,Surat Panggilan Orang Tua, Surat Panggilan Sidang.
Di dalam surat panggilan ini semestinya harus mencntumkan secara lengkap tempat. tanggal dan waktu panggilan secara detail.
Surat Keputusan
Berbeda dengan Surat Panggilan, surat keputusan ini tidak meminta atau mengundang seseorang untuk datang ke sebuah instansi. Inti dari surat keputusan atau surat SK ini adalah memberikan informasi mengenai keputusan suatu insatansi kepada anggota atau dari instansi yang tingkatnya lebih tinggi kepada instansi yang lebih rendah. Contohnya surat peputusan mutasi pegawai, Surat keputusun pengangkatan jabatan karyawan.
Surat Penawaran
Jika anda pernah bekerja sebagai staf administrasi di sebuah toko elektronik yang besar maka surat penawaran sudah atak asing lagi bagi anda. Surat penawaran bermaksud memberikan penawaran baik berupa penawaran barang atau penawaran jasas kepada instansi lain atau calon customer.
Sebagai contoh toko computer Mlaku Hardware memiliki praoduk computer terbaru maka untuk promosi produk baru tersebut toko Mlaku Hardware membuat surat penawaran. Surat penawaran yang dibuat oleh toko Mlaku Hardware ini ditujukan kepada perusahaan atau instansi – instansi di kota tersebut yang banyak menggunakan computer, sehingga harapannya produk yang dijual toko Mlaku Hardware bisa terjual.
Surat Perintah
Surat perintah merupakan surat yang dikeluarkan oleh instansi yang tingkatannya lebih tinggi kepada yang lebih bawah, atau bisa juga dikeluarkan oleh atasan kepada bawahan. Tujuan surat perintah ini sesuai dengan namanya yakni memberikan tugas kepada penerima untuk menjalankan tugas sesuai dengan apa yang ditulis di dalamnya.
Contoh Surat Resmi
Ada banyak contoh surat resmi yang bertebaran di internet. Setelah kita pelajari semua informasi terkait surat resmi di atas. Maka kali ini kami akan memberikan beberapa contoh surat resmi yang dapat anda gunaka sebagai bahan referensi.
Surat Resmi Undangan Rapat
|
PEMERINTAH KABUPATEN MADIUN |
| Madiun, 20 Maret 2018
Nomor : A.034/RAKER/PKAB/III/2018 Kepada Yth. Dengan Hormat, Hari/Tanggal : Rabu 25 Maret 2018 Dengan demikian kami mengharapakan kehadiran para Bapak/Ibu untuk menghadiri undangan rapat ini. Hormat Kami,
Andy Susilo.S. Sos |
|
ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH (OSIS)
Madiun 13 April 2017 No : 05/OSIS/MA/III/17 Kepada Yth Dengan Hormat, Sehubungan dengan akan dilaksanakan PENSI (Pentas Seni) Yang akan dilaksnakan di MAN 1 Madiun pada awal bulan Mei 2017. Maka kami pengurus OSIS MAN 1 MADIUN mengundang seluruh semua ketua kelas dari kelas X, XI, XII guna membahas pengenai pembentukan panitia PENSI, rapat yang akan dilaksanakan pada : Hari/Tanggal : 05 April 2017 Mengingat pentingnya acara tersebut. Kami berharap semua ketua kelas dapat hadir demi lancarnya acara PENSI yang akan kita laksanakan. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih. Mengetahui Ketua OSIS
M. Fahlan Subekti |
Surat Resmi Penawaran
|
MADIUN JAYA HARDWARE Telp. 0351 11223 Mobile. 08123123121xx |
| Madiun, 22 Oktober 2016
Nomor : 0221/MJH/60/X/2016
Kepada
Dengan hormat, Perkenalkan, kami Madiun Jaya Hardware , kami adalah toko elektronik dan computer yang sudah terpercaya di kota Madiun yang beralamatkan di Plaza Matahari lt 3 Jl. Pahlawan No 38-40 Madiun. Banyak instansi dan perusahaan telah menjadi customer kami. Kami juga melayani full service terhadap produk yang kami jual dengan teknisi yang profesinonal. Kami juga dapat membantu atau support penuh terhadap klaim garansi produk yang kami jual. Dengan begitu, kami bermaksud menawarkan produk terbaru kami yakni computer desktop dan juga printer kepada pihak Pemkot kota Madiun. Untuk detail spesifikasi dan harga produk di atas kami lampirkan pada lembar ke 2. Khusus bulan ini ada beberapa penawaran khusus dari toko kami yakni jika anda melakukan pembelian di atas 10 juta akan ada cashback sebesar 10%. Demikian surat penawaran ini kami sampaikan kepada anda, besar harapan kami anda dapat menjadi salah satu customer kami.
Kepala Marketing
Elin Yulia Sari |
Surat Kuasa
|
SURAT KUASA
Saya yang bertanda ta:ngan dibawah ini :
Dengan ini mewakili PT INSAN SEJAHTERA yang berkedudukan MH. Thamrin No 99 Kec. Wates Kota Sidoarjo. Dengan ini memberi kuasa kepada :
Untuk :
Yang dileasekan di PT RADNA FINANCE sesuai dengan:
Jika pembayaran Uang Sewa Lease/Angsuran ditambah dengan denda keterlambatannya jika ada, sudah dibayar lunas keseluruhannya. Dan segala akibat yang timbul akan menjadi tanggung jawab saya sepenuhnya. Demikianlah Surat Kuasa ini saya buat dengan keadaan sepenuhnya sadar tanpa ada paksaan dari pihak manapun. Sidoarjo, 30 Maret 2016
Lampiran :
|
Surat Panggilan
|
SMA NEGERI 7 KOTA MADIUN Jln. Sikatan No 23, Kartoharjo MADIUN
|
|
Nomor : 15/BP/XI/12 07 November 2015 Hal : Panggilan II Sifat : Penting
Yth. Orang Tua/ Wali dari Donny WA di tempat
Dengan hormat,
Kami bermaksud untuk memanggil orang tua dari : Nama : Donny Wahyu Aji Kelas : XI IPS 2 NIS : 012013
Untuk hadir pada di SMA 7 Madiun : Hari : Jumat Tanggal : 10 November 2015 Waktu : 09.00 WIB Tempat : Ruang BP SMA 7 Madiun Untuk membahas mengenai prestasi Sdr Donny Wahyu Aji yang semakin menurun yang berimbas pada nilai raport yang belum memenuhi standart dan Absensi yang tinggi. Demikian surat panggilan ini disampaikan untuk mendapat perhatian.
Madiun, 07 November 2015 Ka. Bid. Kesiswaan SMA 7 Madiun
Drs. Agus Sugianto NIP. 99.800.xxx
Tembusan : Kepala Sekolah SMA 7 Madiun |
| PT. HARMONI JATIM Jln. Serikat No 33 Kav. 8 Blok C SurabayaTelp 031-334 xxx. |
|
SURAT PANGGILAN Kepada: Bersama dengan ini diminta dengan hormat kehadiran Saudari : Nama : Winda Damayanti Pada : Hari : Sabtu Guna meminta keterangan terkait pelanggaran kedisiplinan Surabaya, 27 Januari 2018 PT. Harmoni Jatim Siswanto Contoh Surat Perintah |
Surat Perintah
|
PT. MATRAMAJA INDO SUKSES SURAT PERINTAH KERJA (SPK) Yang bertanda tangan dibawah ini :
Memberikan perintah kerja kepada :
Untuk melakukan perbaikan mesin CNC yang rusak dan tune up seluruh mesin produksi dengan kriteria sebagai berikut : 1. Melakukan tugas dengan benar dan mengutamakan keselamatan kerja. 2. Waktu pengerjaan service dan tune up selama 1 bulan dimulai pada 23 Maret 2018 hingga 22 April 2018. 3. Jika waktu yang diberikan ternyata kurang, maka wajib memberikan laporan kepada Atasan. 4. Wajib mengisi checklist kondisi mesin setiap hari. Demikian surat perintah ini kami sampaikan kepada suadara agar dapat dilaksanankan dengan penuh tanggung jawab. Surabaya, 18 Maret 2018
Umar Husni Branch Manager |